1. Conocer el crédito de formación
El primer paso es conocer el crédito disponible durante el ejercicio. Se determina a partir de la cuota ingresada por formación profesional durante el año anterior y de la plantilla de la empresa.
Puedes consultar con más detalle el cálculo en nuestra guía sobre el crédito FUNDAE.
2. Acceder a la aplicación de FUNDAE
La gestión se realiza en la aplicación de Formación Programada por las Empresas. Para efectuar el alta directamente, la empresa necesita los medios de identificación electrónica requeridos por el sistema.
La gestión puede realizarla la propia empresa o encomendarse a una entidad organizadora en los términos establecidos por la normativa.
3. Dar de alta la acción formativa
La acción formativa identifica la formación que se va a realizar. Entre la información necesaria se encuentran sus objetivos, contenidos, duración y modalidad.
4. Crear y comunicar el grupo formativo
Cada ejecución concreta de una acción constituye un grupo formativo: fechas, horarios, participantes, lugar o plataforma e información de impartición.
5. Informar a la representación de los trabajadores
Cuando exista Representación Legal de las Personas Trabajadoras, la empresa debe cumplir el procedimiento de información establecido para las acciones formativas programadas.
Si la empresa no dispone de Representación Legal de las Personas Trabajadoras, FUNDAE indica que puede continuar directamente con la comunicación de inicio de la formación.
6. Realizar la formación y conservar evidencias
La formación debe desarrollarse de acuerdo con lo comunicado y deben conservarse las evidencias y documentación correspondientes: participación, seguimiento, evaluación, costes y demás documentación aplicable.
7. Comunicar la finalización
Una vez finalizada la formación se comunican los participantes que han cumplido los requisitos y los costes asociados a la acción formativa.
La información final debe ser coherente con lo comunicado inicialmente y con la ejecución real de la formación.
8. Aplicar la bonificación
Tras cumplir el procedimiento, la empresa puede aplicar la bonificación correspondiente en sus cotizaciones a la Seguridad Social, dentro del crédito disponible y de los límites que resulten aplicables.
¿Qué documentación hay que conservar para justificar la formación bonificada?
FUNDAE exige conservar la documentación acreditativa de las acciones formativas sobre las que se hayan aplicado bonificaciones. Entre la documentación que puede formar parte del expediente se encuentran:
- Control de asistencia en formación presencial o los registros correspondientes de conexión y actividad cuando proceda.
- Currículum y acreditaciones del formador o tutor.
- Acreditación de la entrega de certificados de asistencia o diplomas.
- Cuestionarios de evaluación de la calidad cumplimentados por los participantes.
- En teleformación, registros de actividad e interacción, controles de aprendizaje, pruebas de evaluación y guía didáctica.
- En su caso, documentación relativa a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras.
- Cuando exista encomienda de organización, la documentación contractual correspondiente.
- Documentación y contabilización de los costes vinculados a la formación.
¿Cómo se justifica una formación bonificada ante FUNDAE?
La gestión ordinaria se realiza a través de la aplicación de Formación Programada por las Empresas. Con carácter general no es necesario remitir a FUNDAE toda la documentación del curso en cada acción; debe conservarse correctamente por si es requerida posteriormente en una actuación de comprobación, seguimiento o control.
Además de acreditar la realización de la formación, deben poder justificarse los costes comunicados y su tratamiento contable. FUNDAE indica que los gastos de ejecución y las bonificaciones aplicadas deben identificarse en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la referencia correspondiente a Formación Profesional para el Empleo.
Plazos importantes en la formación bonificada
| Trámite | Referencia principal |
|---|---|
| Comunicación de inicio del grupo | Como mínimo, 2 días naturales antes del comienzo. |
| Cambio de fecha de inicio | Deben transcurrir al menos 2 días naturales entre la comunicación de la modificación y el nuevo inicio. |
| Determinados cambios de horario, fecha de ejecución o localidad | Deben comunicarse, con carácter general, con al menos un día de antelación respecto al inicio previsto. |
| Participante finalizado | Como regla general, debe haber realizado al menos el 75 % de las horas en presencial o el 75 % de los controles de aprendizaje en teleformación. |
| Entrega de certificado o diploma | FUNDAE establece un plazo máximo de 2 meses desde la finalización del curso. |
| Comunicación de finalización | Debe efectuarse antes de aplicar la bonificación y, en todo caso, dentro del plazo correspondiente al ejercicio. |
| Conservación de documentación | 4 años en los términos establecidos por FUNDAE. |
Los plazos deben comprobarse siempre con la información oficial vigente del ejercicio, especialmente cuando se produzcan modificaciones, incidencias o circunstancias particulares.
¿Gestionarlo internamente o externalizarlo?
Una empresa puede gestionar directamente su formación bonificada o contar con una entidad externa. La decisión depende del volumen de formación, del conocimiento del procedimiento y de los recursos internos disponibles.
Cuando existe un plan anual con distintos trabajadores, acciones y grupos, la dificultad no está únicamente en realizar una comunicación: está en mantener todo el expediente coherente durante el ejercicio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días antes debo comunicar un curso?
FUNDAE establece actualmente que la comunicación de inicio del grupo se realice como mínimo dos días naturales antes de la fecha de comienzo.
¿Puedo comunicar un trabajador al finalizar si no estaba al inicio?
FUNDAE advierte que en la comunicación de finalización no se admitirán participantes de empresas distintas a las notificadas en el inicio.
¿Puede hacerlo una empresa externa por mí?
Sí. La empresa puede recurrir a una entidad organizadora y formalizar la correspondiente encomienda de organización conforme a los requisitos aplicables.